Savoir rédiger un mail de rappel percutant est essentiel pour toute interaction professionnelle, que ce soit avec des clients, des prospects ou même des recruteurs. trop souvent, les mails se perdent dans les méandres des boîtes de réception, non ouverts et non lus. Pourtant, un bon rappel peut établir une connexion, vérifier des informations importantes et relancer l’intérêt de votre interlocuteur. Dans ce guide, nous allons explorer les meilleures pratiques pour rédiger un mail de rappel qui attire l’attention et incite à la réponse.
Comprendre l’importance du mail de rappel
Lorsqu’on envoie un mail de rappel, il est crucial de comprendre pourquoi cette action est importante. Un mail de rappel ne doit pas être considéré simplement comme un rappel. Il s’agit d’une opportunité d’engagement avec votre interlocuteur. Voici plusieurs raisons pour lesquelles cela peut faire la différence :
Établir une connexion
Un mail de rappel vous permet de rester en contact avec vos interlocuteurs. En apportant des informations supplémentaires ou en rappelant un sujet discuté précédemment, vous montrez que vous vous souciez réellement de leur opinion et de leur vision.
Vérifier des informations
Il arrive souvent qu’un interlocuteur ait besoin de vérifier des données ou des détails avant de pouvoir formuler une réponse. Rappeler votre message original peut faciliter ce processus. En étant proactif, vous montrez que vous êtes attentif et que vous comprenez leurs éventuelles préoccupations.
Raviver l’intérêt
Dans un monde où les gens sont constamment bombardés d’informations, un mail de rappel peut ramener votre proposition au premier plan de l’esprit d’un interlocuteur. Il devient plus facile de relancer une discussion ou un projet qui aurait pu être mis de côté.
Les éléments clés d’un mail de rappel efficace
À ce stade, il est important d’identifier les éléments qui rendent un mail de rappel vraiment efficace. De nombreux facteurs, tels que la personnalisation et la clarté, jouent un rôle clé dans la réception de votre message. Voici quelques aspects à prendre en compte :
Personnalisation
Personnaliser un mail de rappel est fondamental. Utiliser le nom de votre interlocuteur et mentionner le contexte de votre dernier échange témoigne d’un intérêt sincère. Cela crée un lien plus fort et augmente la probabilité d’une réponse. Cela peut être aussi simple que de rappeler une conversation récente ou un besoin particulier qu’ils avaient évoqué.
Clarté et concision
Un mail de rappel doit être clair et concis. Plutôt que de noyer votre interlocuteur sous un flot de mots, faites en sorte que chaque phrase compte. Utilisez des phrases simples et courtes, organisez le contenu pour permettre une lecture rapide et efficace.
Appel à l’action
Chaque mail de rappel doit inclure un appel à l’action claire. Que ce soit pour demander une réponse, fixer un rendez-vous, ou obtenir des informations supplémentaires, être précis sur ce que vous attendez peutorienter votre lecteur vers la prochaine étape. Vous pouvez par exemple inclure une formulation comme : « je serais ravi d’en discuter davantage avec vous” pour encourager une réponse.
Le timing idéal pour envoyer un mail de rappel
Le moment choisi pour envoyer un mail de rappel est aussi crucial que son contenu. Envoyer un rappel trop tôt ou trop tard pourrait nuire à son efficacité. Voici quelques conseils pour choisir le bon moment :
Idéalement après 48 heures
Après avoir envoyé un premier mail, il est conseillé d’attendre entre 48 et 72 heures avant d’envoyer un rappel. Cela donne à votre interlocuteur suffisamment de temps pour consulter votre premier message tout en maintenant l’intérêt. Il ne doit pas se sentir pressé, mais pas non plus oublié.
Evitez les fins de semaine
Évitez d’envoyer des rappels le samedi ou le dimanche, car la plupart des professionnels sont occupés avec leurs projets personnels. Le meilleur moment pour un mail professionnel est généralement en milieu de semaine. Les mardis ou mercredis sont souvent idéaux.
Heures stratégiques
Essayez de viser les horaires où votre interlocuteur est susceptible de consulter ses mails. Les heures du matin, entre 8h et 10h, ou l’après-midi entre 14h et 16h, sont souvent des créneaux idéaux. L’objectif est d’atteindre votre destinataire lorsque sa boîte de réception est encore en bonne forme et prêt à être consulté.
Modèles de mails de rappel à utiliser
Pour vous aider à démarrer, voici quelques modèles crédibles et efficaces que vous pouvez adapter à votre contexte :
Modèle 1 : Rappel après une réunion
Objet : Suivi de notre réunion du [Date]
Bonjour [Nom],
Je tenais à vous remercier pour notre réunion d’hier. J’espère que vous avez trouvé notre discussion utile. Je me permets de revenir vers vous concernant [sujet discuté] et j’aimerais avoir votre avis à ce sujet. Merci d’avance pour votre retour !
Cordialement,
[Votre nom]
Modèle 2 : Rappel pour un devis
Objet : Demande de retour sur notre devis
Bonjour [Nom],
Je me permets de revenir vers vous concernant le devis envoyé le [Date]. Avez-vous eu le temps de l’examiner ? Si vous avez des questions, n’hésitez pas à me contacter. Votre retour est important pour nous !
Merci,
[Votre nom]
Modèle 3 : Rappel après envoi d’un document
Objet : Confirmation de réception
Bonjour [Nom],
J’espère que vous allez bien. Je voulais simplement faire un suivi sur le document que je vous ai envoyé le [Date]. Avez-vous eu l’opportunité de le consulter ?
Je vous remercie de votre attention et reste à votre disposition pour toute clarification.
Cordialement,
[Votre nom]
Gérer les réponses : les suites à donner
Après avoir envoyé votre mail de rappel, il est essentiel de se préparer à la gestion des réponses éventuelles. Voici quelques conseils pour intégrer les feedbacks reçus :
Soignez votre réponse
Une fois que le destinataire a bien pris le temps de répondre à votre mail, montrez-vous réceptif. Répondez rapidement, grâce à une reconnaissance de leur retour, ce qui démontre votre professionnalisme et votre intérêt. Respectez le temps que votre interlocuteur a consacré à répondre.
Relancer si pas de réponse
Si votre correspondant ne répond toujours pas après votre rappel, il peut être judicieux d’exercer une ultime relance, mais avec parcimonie. Soignez le ton et assurez-vous de montrer de l’empathie pour leur emploi du temps chargé. Proposez de les recontacter à un moment qui leur convient mieux, et montrez-leur que vous êtes flexible.
Apprendre de vos échanges
Enfin, chaque interaction est une occasion d’apprentissage. Prenez le temps d’analyser chaque réponse ou absence de réponse. Quels ont été les points qui ont suscitent l’intérêt ? Quelles sont les améliorations nécessaires pour vos futurs échanges ? En évoluant grâce à ces retours, vous deviendrez peu à peu un expert dans la rédaction de mails de rappel.
Exemples réussis de rappels percutants
Pour conclure, revisiter des exemples de rappels percutants peut vous inspirer et vous aider à comprendre ce qui fonctionne. Jetez un œil à ces exemples de mails qui ont suscité des réponses positives :
Exemple 1 : Relance réussie
Objet : Relance suite à notre échange
Bonjour [Nom],
Suite à notre précédente discussion concernant [sujet], je tenais à savoir si vous avez eu l’occasion d’en discuter avec votre équipe. Nous sommes très enthousiastes à l’idée de collaborer avec vous sur ce projet.
J’attends votre retour avec impatience !
Cordialement,
[Votre nom]
Exemple 2 : Rappel sur un évènement
Objet : Invitation à [Nom de l’événement]
Bonjour [Nom],
Je voulais m’assurer que vous avez bien reçu mon invitation à [Nom de l’événement] le [Date]. C’est un événement important et j’aimerais vous y voir. Merci de me faire savoir si vous pourrez participer !
Bien à vous,
[Votre nom]
Exemple 3 : Rappel sur une proposition
Objet : Votre retour sur ma proposition
Bonjour [Nom],
Je reviens vers vous au sujet de la proposition que je vous ai soumise le [Date]. J’apprécierais vraiment vos retours afin de savoir comment nous pourrions avancer ensemble.
Merci et à bientôt,
[Votre nom]
