Relancer un mail est souvent un exercice délicat, mais essentiel dans le monde professionnel. Que cela concerne une demande de devis, une candidature, ou même une simple question, savoir formuler correctement votre relance peut faire toute la différence. Dans cet article, nous explorerons différentes stratégies pour vous aider à relancer vos demandes de manière efficace, tout en veillant à maintenir une relation positive et professionnelle avec votre interlocuteur.
La clé réside dans une approche équilibrée qui combine personnalisation, timing, et une clarté dans vos attentes. Une relance bien pensée peut non seulement stimuler une réponse, mais également renforcer votre position et votre crédibilité vis-à-vis de vos contacts. Préparez-vous à découvrir des conseils pratiques et des exemples concrets qui vous aideront à transformer chaque relance en une opportunité d’engagement.
La personnalisation : un élément crucial
Lorsqu’il s’agit de relancer une demande par mail, la personnalisation s’avère être un facteur déterminant. Un message générique a de grandes chances d’être ignoré, alors qu’une relance sur mesure attire l’attention du destinataire. Comment personnaliser votre message ? Voici quelques astuces :
Utiliser le prénom du destinataire
Commencer votre email par le prénom de votre interlocuteur établit immédiatement un lien. Par exemple, un sujet comme « Bonjour Claire, êtes-vous toujours intéressée par notre proposition ? » montre que vous vous adressez directement à elle, plutôt que d’envoyer un message sans âme. Cette petite touche personnelle peut donner envie au destinataire de répondre.
Référencer une interaction antérieure
N’hésitez pas à rappeler un moment où vous avez échangé par le passé. Que ce soit lors d’une réunion, d’un salon professionnel, ou d’un précédent échange par mail. Cela aide à contextualiser votre relance et à rétablir le lien. Par exemple : « Suite à notre rencontre au salon X, je souhaitais savoir si vous aviez eu le temps de réfléchir à notre proposition ».
Ajuster le contenu selon les besoins du destinataire
Si vous avez identifié des besoins spécifiques lors de vos précédents échanges, mettez-les en avant dans votre relance. Cela montre que vous êtes à l’écoute et que vous offrez une solution adaptée. Par exemple : « Je me souviens que vous cherchiez une solution pour optimiser votre emailing ; je pense que notre service pourrait vraiment vous aider. »
Choisir le bon moment pour relancer
Le timing est un autre facteur vital dans l’efficacité de vos relances par mail. Envoyer une relance au mauvais moment peut compromettre l’impact de votre demande. Voici quelques recommandations :
Quand relancer après une première demande ?
Il est conseillé d’attendre un temps raisonnable avant d’effectuer votre relance. Cela peut varier selon le contexte. Par exemple, après un rendez-vous, il est bon de relancer dans les 48 heures tandis qu’après une demande d’information, une à deux semaines peut être plus approprié.
Attention au contexte de votre relance
Le contexte peut également influencer votre choix de timing. Après une réunion, relancer dans les jours qui suivent montre que vous êtes proactif. Par contre, après un événement comme un salon professionnel, attendez une semaine pour ne pas noyer votre mail parmi d’autres.
Comment reconnaître le bon moment?
Écoutez votre intuition professionnelle. Si votre interlocuteur semble débordé ou occupé, il est peut-être préférable de patienter un peu avant de relancer. Soyez attentif aux signes et adaptez-vous en conséquence.
Structurer votre mail de relance
La structure de votre mail peut faire la différence entre une relance ignorée et une réponse rapide. Voici comment organiser votre message :
Un objet clair et concis
Le sujet de votre mail doit être percutant. Exemples :
- « Suivi de notre dernière discussion »
- « Demande de retour sur ma proposition »
Ces exemples sont directs et donnent immédiatement une idée du contenu du mail.
Une salutation personnelle
Commencez par une salutation amicale, par exemple, « Bonjour [Prénom], ». Cela humanise votre message et établit un ton positif.
Un corps de texte engageant
Dans le corps, rappelez qui vous êtes, ce qui a été abordé dernièrement, et quelle est votre demande précise. Soyez succinct et pertinent !
Incorporer un Call-to-Action efficace
Un call-to-action bien formulé incite votre interlocuteur à passer à l’étape suivante. Cela peut faire toute la différence dans la réponse que vous obtiendrez.
Préciser vos attentes
Par exemple, plutôt que de dire « J’aimerais connaître votre retour », proposez une période spécifique : « Seriez-vous disponible pour en discuter vendredi à 10h ? ». Cela donne une direction claire à votre interlocuteur.
Offrir des options
Fournir plusieurs choix de créneaux peut également faciliter la planification. Par exemple : « Je suis disponible jeudi à 14h ou vendredi matin, quel créneau vous conviendrait ? ». Cela montre que vous êtes flexible tout en gardant le contrôle de la conversation.
Insister sur les bénéfices
Soulignez ce que votre interlocuteur gagnera en répondant à votre mail. Cela peut être une évaluation gratuite, des informations supplémentaires, ou une opportunité de partenariat. Un exemple pourrait être : « En discutant ensemble, vous pourrez découvrir comment notre solution vous aidera à économiser du temps. »
Gérer les réponses ou l’absence de réponses
Obtenir une réponse à vos relances n’est pas toujours garanti. Voici comment gérer cela :
Faire une seconde relance
Si après un certain temps votre interlocuteur ne vous a pas répondu, n’hésitez pas à effectuer une seconde relance. Rappelez brièvement votre dernier message et insistez sur votre intérêt. Vous pourriez dire « Je souhaitais simplement faire un suivi sur mon dernier mail et réitérer mon intérêt pour nos discussions. »
Changer de canal de communication
Si l’email ne fonctionne pas, envisagez un autre moyen d’atteindre votre destinataire. Un appel téléphonique, un message LinkedIn ou même un SMS peuvent parfois être plus efficaces pour provoquer une réponse.
Utiliser l’IA pour optimiser vos relances
La technologie peut également aider. Certains outils d’IA peuvent analyser vos interactions passées pour déterminer le meilleur moment pour relancer et suggérer des formulations qui ont bien fonctionné auparavant. En intégrant ces outils, vous augmentez vos chances de succès dans la relance de vos demandes.
Exemples pratiques de mails de relance
Pour illustrer nos conseils, voici quelques exemples de mails adaptés à différentes situations :
Mail de relance pour une candidature
Objet : Suivi de ma candidature pour le poste de [poste] – [votre nom]
Corps :
Bonjour [Prénom],
Je tenais à vous remercier de m’avoir reçu lors de notre dernière rencontre. Je souhaitais savoir si vous aviez eu l’occasion de considérer ma candidature pour le poste de [poste]. Je reste à votre disposition pour d’éventuelles questions ou informations supplémentaires.
Mail de relance pour un devis
Objet : Relance de devis – [nom de votre entreprise]
Corps :
Bonjour [Prénom],
Suite à notre dernière conversation, je voulais savoir si vous aviez eu le temps de réfléchir à notre devis. Je pense que notre proposition pourrait répondre efficacement à vos besoins. N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions.
Mail de relance après une réunion
Objet : Suivi de notre réunion – [date]
Corps :
Bonjour [Prénom],
Je voulais vous remercier pour notre échange de [date]. J’aimerais savoir si vous aviez pu avancer sur les points que nous avons discutés. Je suis disponible pour en parler si vous le souhaitez.
Finaliser avec une note engageante
Terminez toujours vos mails sur une note positive. Remerciez votre interlocuteur pour son temps et montrez-vous disponible pour poursuivre la discussion. Un exemple pourrait être :
« Merci pour votre attention. J’espère avoir de vos nouvelles bientôt ! ».
Parfois, la façon dont vous concluez votre mail peut influencer la façon dont votre interlocuteur perçoit votre demande. Restez ouvert et encouragez un dialogue à venir.