Le mail de relance commerciale est un outil essentiel pour maintenir le lien avec vos prospects et clients. Dans un monde connecté où les échanges passent souvent par des emails, savoir rédiger un email de relance efficace peut faire toute la différence. Les relances permettent de raviver l’intérêt de vos interlocuteurs, de leur rappeler vos offres ou de susciter une action de leur part. Mais attention, mal fait, un mail de relance peut rapidement être perçu comme une intrusion ou même dérangeant. Voici donc quelques conseils et astuces pour optimiser vos relances !
Définir la stratégie de relance
Avant même de rédiger votre relance, il est primordial de définir une stratégie de relance. Cela signifie réfléchir à quel moment relancer, quel message envoyer et quel ton adopter. Prenez en compte l’historique de vos échanges. Si le prospect a montré un intérêt particulier pour un produit ou service, n’hésitez pas à le mettre en avant dans votre relance.
Envoyer votre relance trop tôt peut donner une impression d’insistance, tandis que le faire trop tard peut signifier que vous avez perdu l’opportunité. Un bon point de repère est de faire un suivi environ une semaine après votre dernier contact, ou plusieurs jours si un délai avait été fixé lors de votre dernier échange.
Choisir le bon objet pour votre email
L’objet de votre email est la première chose que le destinataire va voir. C’est donc un élément crucial. Il doit être clair, engageant et pertinent. Évitez les formulations trop commerciales qui donnent l’impression d’un spam. Un objet comme « Suivi de notre dernier échange » ou « Une question au sujet de votre projet » est plus approprié que de mentionner directement une vente. Attirez l’attention sans écrire de phrases trompeuses. La transparence est primordiale.
Structurer votre email
Une bonne structure est essentielle pour rendre votre message clair et attrayant. Un email de relance doit respecter quelques règles simples : commencez par une salutation personnalisée, rappelez brièvement le contexte de votre dernier échange, et proposez votre valeur ajoutée. Voici comment le structurer :
Introduction personnalisée
La première ligne doit être personnalisée. Utilisez le nom du destinataire et une phrase qui fait référence à votre dernier échange pour montrer que vous vous souciez de lui. Par exemple, « Bonjour [Nom], j’espère que vous allez bien. Je suis ravi d’avoir eu l’opportunité d’échanger avec vous la semaine dernière lors de [événement ou interaction précédente]. »
Le corps du message
Dans le corps de l’email, allez droit au but. Rappelez au destinataire pourquoi vous le contactez. Mettez en avant la valeur ajoutée de votre produit ou service. Si vous avez une offre spéciale ou un produit qui pourrait vraiment l’intéresser, mentionnez-le. C’est également le moment idéal pour répondre à des questions restées en suspens depuis votre dernier échange.
Clore avec un appel à l’action
Terminez par un appel à l’action clair. Que souhaitez-vous ? Une réponse ? Un rendez-vous ? Pour cela, utilisez des formulations comme « J’aimerais beaucoup connaître votre avis » ou « Seriez-vous disponible pour en discuter cette semaine ? » Cela incite le destinataire à agir rapidement.
Les erreurs à éviter lors de la rédaction d’un email de relance
Il ne suffit pas d’écrire un email correctement pour être sûr d’obtenir une réponse. Certaines erreurs peuvent nuire à votre message et réduire vos chances de succès. Voici les erreurs à éviter impérativement :
Manque de personnalisation
Envoyer un email générique sans mention du nom de la personne peut sembler impersonnel et négligeant. Assurez-vous toujours d’adapter votre message en fonction de votre interlocuteur. Cela le rendra plus pertinent et lui montrera que vous vous intéressez réellement à lui.
Un objet trop vague ou trompeur
Évitez les objets qui ne reflètent pas le contenu de l’email, car cela peut frustrer le destinataire. Un objet clair et précis aidera votre email à être ouvert.
Ton trop insistant ou pressant
Un ton trop agressif peut pousser le destinataire à se désintéresser de votre message. Utilisez un ton amical et professionnel, sans préjugés ni pression.
Longueur excessive
Rédiger un email trop long peut rendre la lecture difficile. Soyez concis et allez droit au but. Vous pouvez toujours fournir plus d’informations avariées au besoin.
Exemples de mails de relance efficaces
Pour illustrer tout cela, voici quelques exemples de mails de relance que vous pouvez adapter à votre propre style :
Relance après une proposition
Objet : Avez-vous eu le temps de consulter notre proposition ? Bonjour [Nom], J’espère que vous allez bien. Je me permets de revenir vers vous concernant la proposition que nous vous avons envoyée le [Date]. Avez-vous eu l’opportunité de l’examiner ? Je reste à votre disposition pour tout complément d’information ou pour discuter de votre retour. Cordialement, [Votre Nom]
Relance après un rendez-vous
Objet : Merci pour votre temps ! Bonjour [Nom], Je tenais à vous remercier pour notre échange lors de notre rendez-vous le [Date]. J’ai beaucoup apprécié notre discussion et je suis impatient de savoir comment vous envisagez la suite. N’hésitez pas à me faire part de vos réflexions. Bien à vous, [Votre Nom]
Outils pour améliorer vos relances
Pour améliorer vos relances, vous pouvez également utiliser des outils qui facilitent la rédaction et l’envoi d’emails. Par exemple, des extensions pour Gmail comme Right Inbox offrent des fonctionnalités intéressantes. Vous pouvez ainsi programmer des relances, créer des modèles d’emails ou encore ajouter des notes personnelles. Ces outils vous aident à mieux gérer vos communications et à ne pas oublier de suivre vos prospects de manière efficace.
En utilisant ces conseils pratiques et outils, vous serez en mesure d’envoyer des emails de relance adaptés et efficaces. L’important est de toujours garder à l’esprit que chaque prospect est unique et doit être traité avec attention et respect.
