Envoyer un email et ne pas recevoir de réponse peut être frustrant, tant pour les professionnels que pour ceux qui cherchent à établir un contact. Pourtant, cet événement est fréquent et il est crucial de savoir comment réagir face à cette situation délicate. Dans ce guide, nous allons explorer les différentes méthodes pour relancer un mail resté sans réponse. De la personnalisation du message aux moments idéaux pour envoyer votre relance, voici tout ce qu’il faut savoir pour obtenir une réponse sans paraître insistant.
Comprendre l’importance d’une relance
Une relance n’est pas qu’un simple rappel de votre précédent email. C’est une opportunité de raviver l’intérêt de votre interlocuteur et d’engager une conversation potentiellement fructueuse. Vous devez vous rappeler que différentes raisons peuvent expliquer le silence de votre destinataire. Entre le manque de temps, des priorités changeantes, ou tout simplement l’oubli, il est nécessaire de trouver un ton approprié pour rappeler votre demande.
En outre, une relance bien formulée peut non seulement vous rapprocher de votre objectif, qu’il soit commercial ou personnel, mais aussi renforcer votre relation avec votre interlocuteur. L’art de la relance repose sur des techniques précises que nous allons détailler.
Principes fondamentaux d’une relance efficace
Avant de rédiger votre mail de relance, il convient de prendre en compte quelques principes essentiels. Tout d’abord, un message personnalisé a plus de chances d’attirer l’attention de votre interlocuteur. Mentionner son nom, ainsi que le contexte de votre échange précédent, donne une dimension plus humaine à votre démarche.
Ensuite, il est crucial que votre email soit clair et concis. Évitez les longs paragraphes et allez droit au but en précisant votre demande et votre valeur ajoutée. La première phrase doit interpeller, et l’objet de votre email doit capter l’intérêt immédiatement. Soyez également factuel en rappelant les éléments pertinents de votre dernier échange.
Comment rédiger un mail de relance ?
Lorsque vous élaborez votre mail de relance, suivez une structure qui inclut une formule de politesse personnalisée, une accroche engageante, le rappel du contexte et un appel à l’action clair. La politesse initiale doit mettre en avant votre intérêt pour votre interlocuteur et rappeler le dernier échange, par exemple, comme :
Bonjour [Nom], j’espère que vous allez bien depuis notre dernier échange concernant [sujet discuté].
Cette formulation montre que vous êtes attentif à leur état d’esprit. Ensuite, évoquez clairement votre demande dans une phrase concise. Pour cela, vous pouvez dire :
Je souhaitais savoir si vous aviez eu l’occasion de consulter mes propositions ou mes questions. Cette question ouverte invite à une réponse. Les appels à l’action comme une proposition de rendez-vous ou une demande d’avis sur un projet spécifique sont d’excellents moyens de favoriser un retour.
Timing de la relance
Le timing est un facteur clé dans le processus de relance. Relancer trop tôt peut être perçu comme une pression, tandis qu’attendre trop longtemps pourrait rendre votre relance moins pertinente. Une bonne règle générale consiste à attendre entre 48 et 72 heures après votre premier email avant de faire un suivi. Cela donne à votre interlocuteur le temps de répondre sans le submerger. Pour les relances post-réunion ou entretien, une semaine est généralement un délai raisonnable. Si vous n’avez toujours pas eu de contact, n’hésitez pas à faire une seconde relance en réitérant votre question ou en fournissant des informations supplémentaires.
Exemples de mails de relance à succès
Pour vous inspirer, voici quelques exemples concrets de mails de relance efficaces qui ont fait leurs preuves dans diverses situations :
Relance après une candidature
Objet : Suivi de ma candidature pour le poste de [Intitulé du poste]
Bonjour [Nom du recruteur],
J’espère que vous allez bien. Je reviens vers vous concernant ma candidature pour le poste de [Intitulé du poste] que j’ai envoyée le [Date]. Je n’ai pas encore reçu de retour et me demandais si vous aviez eu l’occasion de l’examiner. Je reste très intéressé par l’opportunité de rejoindre votre équipe et je suis convaincu d’apporter une valeur ajoutée grâce à mon expérience en [domaine/secteur].
Je vous remercie par avance pour votre retour.
[Formule de politesse]
[Nom et Prénom]
Relance après une réunion
Objet : Suite à notre réunion du [Date]
Bonjour [Nom],
Suite à notre échange lors de notre réunion le [Date], je souhaitais vous remercier pour l’intérêt que vous avez manifesté. Comme discuté, j’avais promis de vous envoyer des informations supplémentaires concernant [sujet]. Je reste à votre disposition pour en discuter lors d’un prochain appel ou rendez-vous. Quelle est votre disponibilité cette semaine ?
Dans l’attente de votre retour,
[Nom et Prénom]
Outils pour optimiser vos relances
Pour faciliter vos relances, plusieurs outils peuvent vous aider à gérer votre communication. Les logiciels de suivi des emails, par exemple, vous permettent de savoir si votre message a été ouvert, renforçant ainsi votre stratégie de relance. De même, des outils d’automatisation d’email peuvent vous faire gagner du temps et assurer la continuité de votre prospection, en planifiant vos relances automatiquement.
Utilisation des réseaux sociaux pour relancer
En parallèle des emails, les réseaux sociaux peuvent constituer un excellent moyen de relancer un contact sans être intrusif. Un message sur LinkedIn, par exemple, peut rétablir le contact dans un cadre plus informel. Vous pouvez y partager du contenu pertinent ou même commenter une publication de votre interlocuteur, ce qui montre votre intérêt tout en maintenant une connexion.
Conseils personnalisés pour vos relances
Pour maximiser vos chances de succès, prenez en compte votre audience. Tous les contacts ne réagiront pas de la même manière face à une relance. Adaptez donc votre ton et votre approche en fonction de la personnalité et des préférences de votre interlocuteur. Une communication plus directe peut convenir à certains, tandis que d’autres fonctionneront mieux avec une approche plus douce et consultative.
Créer un sentiment d’urgence
Incorporer un sens d’urgence dans vos relances peut être un puissant motivateur. Mentionner que votre offre est limitée dans le temps ou que le projet doit être avancé rapidement incite l’interlocuteur à agir. Cependant, veillez à rester sincère dans votre approche pour éviter d’être perçu comme manipulatif.
